Кадровый бизнес-центр Рост
Открытые вакансии Резюме соискателей
Требуется менеджер по персоналу в кадровое агентство



Оцени себя сам



Нижегородская Школа Продаж.
23 октября 2014.
Нил Рэкхэм, «Как перестроить систему продаж. Продажи и маркетинг 3-го тысячелетия»



Главная  >  Пресс-центр  >  Публикации  >  Рекомендательные письма. Как должны выглядеть? Кто должен писать? Что должны содержать?

Рекомендательные письма. Как должны выглядеть? Кто должен писать? Что должны содержать?

Иметь или не иметь?

В нашей стране не существует традиции запасаться рекомендательными письмами для большинства вакансий за исключением разве что домашнего персонала. И если искать ответ на вопрос, почему у нас отсутствует практика использования таких документов, то можно выделить несколько причин:

  • Не сформирована кадровая культура в целом, люди редко расстаются по-доброму. Причем плохому сотруднику, которого уговаривают написать «по собственному», с большим удовольствием дадут прекрасные рекомендации, чем хорошему, поскольку работодатель не хочет его терять.
  • Нет единой системы кадрового делопроизводства: та, которая была в советские времена, уже разрушена, а новая еще не создана. В отделе персонала часто работают по совместительству бухгалтер или секретарь. Они порой не знают, как заполнить трудовую книжку, — что уж говорить о правилах составления рекомендательного письма.
  • Любой бумажный документ не столь информативен, как телефонный разговор. В беседе можно передать какие-то нюансы или поделиться сведениями, не подлежащими широкой огласке, которые не хочется сохранять в письменном виде.
В российской практике рекомендации в любом виде не имеют большого значения при трудоустройстве: наличие будет плюсом, но не сыграет решающей роли.

О неоднозначности отечественного кадрового рынка говорит и PR-директор рекрутинговой компании Pride Consulting Group Андрей Месечко: «Так сложилось, что в российской практике рекомендации в любом виде не имеют большого значения при трудоустройстве: наличие будет плюсом, но не сыграет решающей роли. А вот крупные транснациональные компании целенаправленно занимаются их получением, поскольку во многих странах такой документ является столь же необходимой составляющей трудоустройства, как и резюме.

Это можно подтвердить случаем из нашей практики. Крупная международная компания искала специалиста на позицию директора по качеству. Из нескольких представленных и прошедших собеседования кандидатов один стопроцентно устраивал работодателя. Однако предложения не последовало, поскольку в ходе сбора рекомендаций были получены отрицательные отзывы. Разбираться и докапываться до сути никто не стал: негативный комментарий был весомым аргументом для отказа. Однако надо подчеркнуть, что речь идет о позициях топ-уровня, при поиске специалистов на которые компании проявляют особенную осторожность.

В большинстве же случаев рекрутеры прислушиваются к собственной интуиции. Если кандидат не произвел впечатленияпри личной встрече, вряд ли HR-менеджеры обратят внимание на положительные рекомендации и займутся поиском дополнительной информации с целью как-то скорректировать свое мнение или подтвердить его.

Другое дело, если соискатель понравился, и его опыт и навыки соответствуют требованиям. В таком случае нейтральный или отрицательный отзыв со стороны бывшего руководителя будет поводом подробнее разобраться в причинно-следственных связях: например, получить сведения с более ранних мест работы или каким-то иным способом попробовать устранить разрыв между собственной оценкой кандидата и мнением о нем других людей».

Наталья Валдаева, руководитель банковской практики рекрутинговой компании MarksMan, добавляет: «Рекомендательное письмо — очень редкое явление на российском рынке труда. Возможно, причина в том, что этой форме передачи информации просто не доверяют, ведь, как правило, все сводится к тому, что человек сам пишет себе рекомендацию, а HR или руководитель ее просто подписывает.

И все-таки проверить кандидата, запросив информацию с предыдущих мест работы, стараются многие компании. В моей практике было немало случаев, когда соискатель проходил множество собеседований, но ему в итоге отказывали из-за плохих отзывов. Например, совсем недавно произошла ситуация, когда кандидат прошел 5 интервью, мы получили на него 3 хорошие рекомендации, но в одной компании сказали: «Без комментариев». В итоге кандидату отказали. Сложно определить, что стало причиной — наличие альтернативного соискателя с безупречными характеристиками, или этот ответ наслоился на какие-то другие сомнения заказчиков.

Но было и наоборот: мы получили не очень хорошие отзывы практически со всех предыдущих мест работы, а кандидату все равно сделали предложение, и он вышел к нашему заказчику. Решение это далось непросто, но соискатель очень хорошо себя «продал» и смог убедить потенциальных работодателей, что именно он — тот человек, который им нужен на данном этапе. Разумеется, перед тем как подписать предложение о работе, с ним все-таки провели разговор о неоднозначных рекомендациях. На данный момент, хотя прошло и не так много времени, претензий к этому сотруднику не возникало».

Причин, по которым срабатывает или, наоборот, не срабатывает рекомендация, может быть множество: работодатель счел слишком хвалебные отзывы неискренними; компания, которая, скажем, не рекомендует кандидата, сама пользуется не очень хорошей славой, и, соответственно, информация, поступающая оттуда, воспринимается с точностью до наоборот. Быть может, в каких-то случаях работодатель рассуждает, согласно поговорке: «За одного битого двух небитых дают», выбирая человека, который имеет в том числе и негативный опыт. Да и личный контакт всегда играет непоследнюю роль. Поэтому, решив запастись рекомендательными письмами, необходимо помнить, что они могут произвести неоднозначное впечатление. И все же есть ситуации, когда они нужны или просто могут пригодиться:

Даже с увольняющимся сотрудником имеет смысл сохранять доброжелательные отношения, особенно если он является настоящим профессионалом.
  • Вы устраиваетесь в иностранную или совместную компанию, а также туда, где внедряются принципы западного ведения бизнеса.
  • Вы собираетесь трудоустраиваться в крупную организацию. Как известно, в таких местах менеджеры по подбору персонала и служба безопасностипроводят обязательную проверку благонадежности кандидата, обзванивая его предыдущих работодателей. В данном случае получается, что вы уже сделали за них часть работы, а значит, они будут относиться к вам благосклоннее, чем к другим.
  • Вы не хотите долго доказывать на новой работе, что со старой ушли полюбовно и расстались в хороших отношениях. Рекомендательное письмо скажет это за вас.

Ликбез для менеджеров по персоналу

Теперь пришла пора в деталях поговорить о том, как должен выглядеть этот документ. Но прежде хочется посоветовать рекрутерам: расставаясь с хорошим специалистом, напишите ему рекомендательное письмо. Даже с увольняющимся сотрудником имеет смысл сохранять доброжелательные отношения, особенно если он является настоящим профессионалом — связи с такими людьми высоко ценятся в бизнесе. Второй, не менее важный момент — наличие рекомендательного письма у пришедших от вас сотрудников создает компании положительный имидж, подчеркивает хорошую кадровую политику и, разумеется, ваш личный профессионализм.

Если вы знаете о заслугах сотрудника и полученных им благодарностях от руководства, то можете взять составление текста рекомендации на себя. В противном случае будет лучше, если человек сделает это сам, так как он может больше рассказать о деталях своей работы и точнее их передать. Но для того, чтобы письмо имело солидный вид и создавало компании правильную репутацию, особенно если работник переходит в иностранную фирму, постарайтесь соблюсти все формальности. Вот набор практических советов от Натальи Валдаевой:

  • Классическое рекомендательное письмо должно быть написано на бланке компании.
  • Информация такого рода обычно имеет гриф «Строго конфиденциально».
  • В шапке прописывается ФИО рекомендуемого, позиция, которую он занимал, ФИО рекомендателя, его контактный телефон.
  • Перечень основных сведений о кандидате может быть представлен в виде сводного списка ответов на вопросы или в виде связного текста, для которого данные вопросы могли бы послужить ориентиром.
  • В какое время он/она работал в вашей компании?
  • Характер ваших отношений с ним/ней (подчиненный, коллега, начальник).
  • Как бы вы сравнили его/ее результаты с другими сотрудниками на аналогичных позициях?
  • Сколько в команде/департаменте было человек?
  • Кого бы вы выделили как самого успешного специалиста?
  • В чем он/она (наш кандидат) был менее результативен? Могли бы вы конкретизировать?
  • Как бы вы охарактеризовали его/ее отношение к работе? Уточнить о переработках: когда необходимо было задержаться на работе, отказывался ли он/она? Были ли проблемы с посещаемостью: отпуск в сложный для компании период или во время незавершенных/горящих проектов?.
  • Как у него/нее складывались отношения в коллективе?
  • Кроме коллег вашего отдела/департамента ему/ей приходилось общаться с кем-нибудь еще? Как складывались с ними отношения?
  • Были ли случаи, когда он/она вел себя некорректно в отношении коллег (повышал голос, провоцировал конфликты, выдавал чужие идеи за свои, был негибок в спорных ситуациях и т.д.)? В чем конкретно не складывались отношения?
  • Почему он/она покинул вашу компанию?
  • Каковы были его/ее основные достижения (измеримые и неизмеримые)?
  • Каковы, на ваш взгляд, его/ее сильные стороны?
  • Какие его/ее качества или навыки нуждаются в улучшении?
  • Был ли он/она надежным сотрудником (могли бы вы поручить ему любое дело и быть спокойным за результат? Приведите пример)?
  • Хотели бы вы нанять его/ее снова? (Если нет, то почему именно).
  • В заключение необходимо написать дату и поставить все необходимые подписи и печати.

При составлении рекомендательного письма постарайтесь избегать общих фраз, характеристик вроде плохой/хороший и излишнего пафоса. Более объективными выглядят письма, написанные в строгом стиле, содержащие объективную оценку деловых качеств кандидата.

Сам себе рекомендатель

Законодательство не обязывает работодателей давать рекомендации на увольняющихся сотрудников.

Как уже говорилось выше, в большинстве случаев кандидат сам составляет себе рекомендацию, а потом уже подписывает ее в отделе кадров и у непосредственного руководителя. Ничего предосудительного в этом нет. Кто, как не сам соискатель, может знать, какие обязанности он выполнял? Приврать ему не дадут, ведь письмо будет написано на фирменном бланке компании и иметь документальное подтверждение подлинности.

«Это довольно распространенная практика, когда специалист сам готовит вариант рекомендательного письма, а потом отдает его рекомендателю. Последний вносит правки, если считает необходимым, и подписывает, — считает Андрей Месечко. — Составляя письмо, необходимо учесть, что оно должно содержать следующие элементы:

  • персональные и контактные данные рекомендателя (ФИО, название компании, должность, телефон, адрес электронной почты);
  • персональные данные (ФИО) кандидата, должность в которой он работал, продолжительность работы (ФИО работал в компании... в должности... в период с... по...);
  • краткое описание должностных обязанностей;
  • описание существенных достижений (за время работы ФИО проявил себя как... например, высококвалифицированный специалист. Среди его основных достижений можно назвать... например, повышение выручки, налаживание..., выведение..., запуск... и пр.);
  • краткую личную характеристику (ФИО отличает... например, коммуникабельность, доброжелательность, умение выстраивает эффективные взаимоотношения, принципиальность и т.п.);
  • указание причин ухода из компании (факультативно), выражение сожаления по этому поводу (факультативно), выражение уверенности в дальнейшей продуктивной карьере и развитии специалиста на новом месте.

Рекомендация, полученная от клиента, может выглядеть похожим образом. Вот ее схема:

  • персональные и контактные данные рекомендателя (ФИО, название компании, должность, телефон, адрес электронной почты);
  • персональные данные специалиста, его должность в компании и период сотрудничества с рекомендателем;
  • круг вопросов, за которые отвечал специалист в рамках сотрудничества;
  • его профессиональные достижения в рамках сотрудничества, характеристику как личности;
  • традиционный заключительный абзац с сожалением, что специалист уходит, и пожеланием дальнейших успехов».

Кстати, обращаясь за подписью или договариваясь о предоставлении контактного телефона, вы можете невзначай поговорить о том, что рекомендатель будет отвечать, если позвонит представитель компании, в которую вы хотите устроиться. Это не сговор, а вполне нормальное обсуждение, поскольку на момент такого звонка человек может оказаться не готов к разговору, занят работой, делами и, соответственно, забыть упомянуть что-то существенное.

«Законодательство не обязывает работодателей давать рекомендации на увольняющихся сотрудников, — напоминает Андрей Месечко. — Тем более если у специалиста были натянутые отношения с кем-то из коллег или руководителей, они могут отказать в предоставлении этого документа. Быстро наладить отношения, которые не удалось выстроить в течение продолжительного времени работы в компании, вряд ли получится, поэтому лучше обратиться к тем, кто может положительно отозваться о профессиональных и личных качествах специалиста».

Козырь в рукаве

Но просто получить рекомендацию недостаточно — надо ее вовремя использовать. Ведь если заговорить о ней преждевременно, картина может выглядеть так, будто соискатель стремится что-то скрыть, а если протянуть время, может не представиться подходящая возможность.

Посылать рекомендации вместе с резюме — преждевременно. Достаточно подчеркнуть готовность предоставить их в том или ином виде.

«Я бы не советовала отправлять рекомендательное письмо вместе с резюме — это может вызвать вопросы и сомнения у рекрутеров и создать ощущение, что кандидат заранее оправдывается и ищет поддержку во вне, — предупреждает Наталья Валдаева. — Лучше направить письмо по требованию или уже на продвинутой стадии переговоров».

«Безусловно, полезно иметь электронную копию письма, но посылать ее вместе с резюме — преждевременно, — соглашается Андрей Месечко. — Достаточно подчеркнуть готовность предоставить рекомендации в том или ином виде по требованию потенциального работодателя.

Также важно располагать контактной информацией рекомендателей и заручиться их согласием на предоставление ее будущему работодателю: например, если потребуется подтверждение подлинности рекомендательного письма или возникнут дополнительные вопросы. При трудоустройстве в иностранную компанию важно изучить и соблюдать нормы той страны, к которой принадлежит эта фирма».

Очевидно, что рекомендательные письма не являются основной составляющей трудоустройства, но это не значит, что такой документ вам не пригодится. Начиная поиски, вы можете и не подозревать, какое предложение получите от работодателей. Поэтому стоит заблаговременно запастись хорошими рекомендациями, чтобы во всеоружии встретить свои карьерные перспективы.

planetahr.ru
Источник статьи